제품 폴더를 기준으로 문서 및 도면 파일 저장과 관리

제품 폴더를 기준으로 문서 및 도면 파일을 체계적으로 저장하고 다양한 부서와 협업하는 방법은 업무 효율성을 높이고 실수를 줄이는 데 중요합니다.

1. 폴더 구조 설계 및 파일 관리

(1) 계층적 폴더 구조:

제품별로 최상위 폴더를 만들고, 하위 폴더를 부서, 작업 유형, 또는 프로젝트 단계(예: 설계, 생산, 품질관리)로 세분화하여폴더를 구성 합니다. 큰 주제에서 세부 주제로 나누는 MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) 원칙을 적용하면 중복과 누락을 방지할 수 있습니다. 예: 제품명 > 설계 > 도면, 제품명 > 생산 > 작업지시서, 제품명 > 품질 > 검증보고서.

MECE 원칙은 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive의 약자로, 겹치지 않으면서도 빠짐없이 전체를 포괄하는 사고의 틀(framework)입니다. 주로 문제 해결, 분석, 분류, 전략 수립 등에서 정보를 구조화할 때 사용됩니다.

 

체계적인 생각. MECE 기법의 응용. from 매킨지 앤 컴퍼니

 

(2) 파일명 규칙 정립:

파일명에 일관성을 유지하세요. 예: 업무구분_제품명_문서명_버전_날짜_작성자 (예: 설계_제품A_도면_v1.0_20250606_홍길동). 언더바(_) 또는 하이픈(-)을 사용해 공백을 피하고, 검색 용이성을 높입니다. 날짜는 YYYYMMDD 형식으로 통일하여 정렬이 용이하도록 합니다.

 

Creo 파일 이름을 체계적으로, 규칙적으로 만들어야 하는 이유

 

(3) 버전 관리:
수정 시 v01, v02처럼 마이너 버전을 사용하고, 최종 확정 시 vA1, vA2로 표기합니다. 최종 파일은 ff(final) 또는 최종으로 구분하고, 이전 버전은 old 폴더에 보관 합니다.
클라우드(OneDrive, Google Drive)의 오피스 프로그램을 사용 하거나,  버전 관리 시스템(Git, SVN)을 활용하면 변경 이력 추적이 쉬워집니다.

2. 부서 간 협업 방법

(1) 공유 플랫폼 활용:

• Slack: 
  파일과 대화를 채널에 통합해 공유, 검색이 용이합니다. 예: 설계 도면을 업로드하고 관련 논의를 같은 채널에서 진행.
• Microsoft 365/OneDrive: 실시간 공동 작업과 문서 공유를 지원하며, 버전 관리가 가능합니다.
• Google Workspace: 스프레드시트, 문서 등을 공유해 부서 간 협업을 간소화합니다.
• 클라우드 플랫폼은 접근 권한 설정(예: 읽기 전용, 편집 가능)을 통해 보안과 협업 효율성을 높입니다.

(2) 파일명 및 폴더 규칙 공유:

• 협업 초기에 부서 간 파일명 및 폴더 구조 규칙을 합의합니다.
  예: 공통 단어를 파일명 앞에 두어 검색성을 높임(예: R&D_제품A_도면).
• 원본 파일명은 유지하고, 수정 시 추가 접미사(예: v1, f1)를 붙여 혼선을 방지합니다.
• 정기적인 파일 정리 및 백업:
  주기적으로(예: 분기별) 사용하지 않는 파일을 별도 휴지통 폴더나 백업 드라이브로 이동하세요.
  클라우드 백업을 활용해 데이터 손실 위험을 줄이고, 접근성을 유지하세요.
• 커뮤니케이션 강화:
  파일 공유 시 관련 맥락(예: 수정 내용, 담당자)을 함께 전달해 오해를 줄입니다. 
  예: Slack 채널에 “제품A 도면 v1.0 업로드, 설계팀 검토 요청” 메시지 추가.
  문서를 만들면 관련된 인원들에게 카톡으로 문자 전달

3. 추가 팁

• 바탕화면 정리:
  바탕화면은 최소한의 필수 파일만 유지하고, 자주 사용하는 폴더는 작업 표시줄에 고정하세요.
• 검색 최적화:
  윈도우의 정렬 기준(이름, 날짜 등)을 활용하거나, 파일 탐색기에서 태그를 추가해 검색 효율을 높이세요.
• 교육 및 매뉴얼:
  신입사원이나 협업 부서에 폴더 구조와 네이밍 규칙을 문서화해 공유하면 적응 속도가 빨라집니다.

4. 예시 폴더 구조

제품A
├── 설계부서
│   ├── 도면
│   │   ├── 설계_제품A_도면_v1.0_20250606_홍길동.pdf
│   │   ├── old
│   │   │   ├── 설계_제품A_도면_v0.1_20250501_홍길동.pdf
│   ├── 사양서
├── 생산 부서
│   ├── 작업지시서
│   ├── 공정도
├── 품질 부서
│   ├── 검증보고서
├── 휴지통

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