깃-허브 학습]git으로 파워포인트 문서 관리

□ 문서관리의 필요성

문서 관리는 개인이나 조직이 정보를 효율적으로 정리, 보관, 활용하기 위해 필수적인 활동입니다. 문서 관리가 필요한 이유는 다음과 같습니다.

1. 정보의 효율적인 활용:

• 문서를 체계적으로 관리하면 필요한 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다.
• 과거의 정보를 바탕으로 의사 결정을 내리거나 업무를 수행할 때 효율성을 높일 수 있습니다.
• 정보를 공유하고 협업하는 과정에서 발생할 수 있는 혼란을 줄일 수 있습니다.

2. 업무 효율성 향상:

• 문서 검색 및 처리 시간을 단축하여 업무 생산성을 높일 수 있습니다.
• 중복된 업무를 방지하고 자원 낭비를 줄일 수 있습니다.
• 문서 관리 시스템을 통해 업무 프로세스를 자동화하고 효율성을 극대화할 수 있습니다.

3. 정보 보안 강화:

• 중요한 정보가 담긴 문서를 안전하게 보관하고 접근 권한을 관리할 수 있습니다.
• 문서의 분실, 파손, 유출 등을 방지하여 정보 보안을 강화할 수 있습니다.
• 법적 규제 및 규정 준수를 위해 필요한 문서 보관 및 관리 시스템을 구축할 수 있습니다.

4. 비용 절감:

• 문서 보관 공간 및 관리 비용을 절감할 수 있습니다.
• 문서 검색 및 처리 시간 단축으로 인한 인건비 절감 효과를 얻을 수 있습니다.
• 문서 관리 시스템 도입으로 장기적인 비용 절감 효과를 기대할 수 있습니다.

5. 기업 경쟁력 강화:

• 정보를 효율적으로 활용하여 의사 결정의 정확성을 높이고 경쟁 우위를 확보할 수 있습니다.
• 문서 관리 시스템을 통해 고객 정보를 체계적으로 관리하고 고객 만족도를 높일 수 있습니다.
• 기업의 핵심 자산인 문서를 안전하게 보호하고 관리하여 기업의 지속적인 성장을 도모할 수 있습니다.

6. 기록 관리 및 보존:

• 문서는 기업의 역사와 중요한 정보를 담고 있는 소중한 자산입니다.
• 문서를 체계적으로 관리하고 보존하여 기업의 기록 자산을 보호하고 미래 세대에 전달할 수 있습니다.
• 법적 요구 사항 및 규정 준수를 위해 필요한 기록 관리 시스템을 구축할 수 있습니다.

문서 관리는 개인의 생산성 향상뿐만 아니라 조직의 효율성, 보안, 경쟁력 강화에 필수적인 요소입니다. 따라서 개인과 조직 모두 문서 관리의 중요성을 인식하고 체계적인 관리 시스템을 구축하는 것이 중요합니다.

문서관리 절차서(인사서류 보존 연한)

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왜? 우리는 매번 비슷한 문서를 만들까요? 만든 문서를 보고만 하고, 재-활용을 안할까요? 만들었지만 폐기되는 문서를 왜? 보관을 할까요? 우리는 핸드폰으로 여행사진을 찍습니다. 그리고 sns에 게시합니다. 핸드폰에 다양항 사진들이 저장되어 있습니다. 삭제는 하지 못합니다. 너무나 사진의 개수가 많고, 무엇이 중요하지 않은지 모르기 때문 입니다. 새로운 핸드폰을 구매 하면, 이곳으로 사진 등 다양한 기존 정보를 복사 합니다. 새로운 핸드폰을 구매 해도 저장 용량은 모자릅니다. 

문서 관리를 효율적으로 하기 위해서는 다음과 같은 방법이 있습니다. 
1. 문서 백업을 위한 저장소를 사용합니다
2. 문서 관리 정책을 수립합니다
3. 문서 보안을 강화합니다
4. 디지털 파일을 정리 계획을 세웁니다
5. 파일명을 이해하기 쉽게 만듭니다
6. 문서 유형을 표준화합니다
7. 폴더 중첩 시스템을 사용합니다
8. 압축 폴더로 저장 공간을 절약합니다
9. 파일 관리 전문 소프트웨어를 사용합니다

 

□ git 과 git hub로 문서를 버전 관리 하고 협업하기

git은 프로그램 개발자들이 소스코드의 버전을 관리하고, 협업을 할수 있도록 만든 프로그램과 공간을 제공 합니다.
협업을 하기위해서 공동으로 접근 가능한 공간이 필요 합니다. 이 공간을 git-hub라는 web상의 저장 공간을 사용 합니다.

git은 로컬PC에 저장하는 소스코드를 공간 입니다. 이곳에서 버전 관리를 할 수 있습니다. 파워 포인트 문서도 버전 관리 할수 있습니다. 버전관리는 여러개의 파생 파일을 만듭니다.  이것을 브랜치 기능을 사용하여, 파생 파일들을 만들고, 버전을 관리할 수 있습니다. " 브랜치" 기능으로 사용된 파일들은 필요에 따라 "결합"을 할수 있습니다.

git과 git-hub를 사용해본 경험은 "버전관리와 협업"의 생산성을 간접 경험 할것 입니다. Creo의 Design Exploration Extension, Windchill PDMLink, SolidWorks PDM을 이해하고, 활용하는데 많은 도움이 될것 입니다.

1. git repository에 별도 하위 "문서 폴더" 만들기
- 문서를 만들기 위한 폴더를 만들수 있습니다, 하지만 "기존 버전 관리 내용"을 삭제 해야 합니다.
   폴더 1개가 프로젝트 입니다. 사용자는 여러개의 프로젝트에 참여 합니다. 프로젝트가 완료 되지않았기 때문에 "기존
    버전 관리 내용을 삭제" 할수 없습니다.

2. G:\Workspace\A-Project Name\Document 폴더에 repository (저장소)를 생성 합니다.
"Document" 폴더 아래에 ".git" 폴더가 자동 생성 됩니다. "Document" 폴더에서 파워 포인트 문서를 작성하거나, 다른 파일을 복사 합니다. 파일 이름을 변경하고 저장 합니다.

3. 스튜디오드래곤 주가분석.pptx 파일을 생성합니다. 간략한 내용을 입력 하고, local PC의 repository (저장소)에 커밋 (commit) 합니다.  소스 트리 프로그램을 사용 하십시요.

원격 저장소는 협업을 하는곳 입니다. 하지만 문서가 완료되면 백업으로 저장되는 곳입니다. 작업디렉트로리 있는 파일은 모두 로컬 저장소, 원격 저장소에 자동으로 저장 되지 않습니다. 선택하여 저장됩니다. 로컬 저장소, 원격 저장소에 저장된 파일들은 "작업 디렉토리" 파일이 삭제되어도, 체크-아웃 기능을 이용하여 작업공간에 파일을 가져옵니다.

작업공간의 파일을 저장하고,  git add 하면 작업공간의 파일은 임시 파일이 됩니다. 왜냐하면 버전이 낮은 파일(과거 버전)을 로컬작업 공간에서 가져오면, 현재의 버전이 과거의 버전이 됩니다.

프로젝트시 git과 git hub를 동료들과 함께 사용해 보십시요. 처음은 매우 어려울것 입니다. 하지만 익숙해지면, 버전관리의 효율성과 협업의 위대함을 알수 있습니다. AI를 살아가야하는 우리는 협업 이외에 다른것으로 생존할 수 없습니다.

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