폴더 관리의 중요성!

▣ 효율적인 업무 환경

효율적인 협업 환경을 구축해야 생존을 할수 있습니다. 효율적인 협업과 정보 자산 보호라는 두 가지 목표를 동시에 달성하는 것이 현대 업무 환경의 핵심 과제 입니다.

• 신속성과 편의성: 불필요한 커뮤니케이션, 파일 변환, 전송 대기 시간 없이 누구나 쉽고 빠르게 정보에 접근하고 활용할 수 있어야 합니다. 이는 업무의 연속성을 보장하고 의사결정 속도를 높여 조직 전체의 생산성을 향상시킵니다.
• 강력한 보안: 정보가 쉽게 공유되는 만큼, 허가되지 않은 사용자에게는 접근이 철저히 통제되어야 합니다. 중요한 내부 자료나 고객 정보가 유출되는 것을 막고, 프로젝트별/개인별로 접근 권한을 세밀하게 설정하여 정보 자산을 안전하게 보호해야 합니다.

개방적인 활용과 엄격한 통제라는 양립하기 어려워 보이는 가치를 어떻게 구현할 것인가에 대한 핵심적인 질문들입니다. 이 기준들을 충족하는 솔루션이나 업무 프로세스를 갖출 때, 비로소 안전하고 효율적인 협업 환경이 구축될 수 있습니다.

Window O/S 시스템으로 문서 중앙화 협업 시스템을 완벽히 구축하는것은 불가능 합니다. 하지만 매우 낮은 레벨로 구현은 가능 하며, 참여한 인원들은 효율적인 협업 환경의 필요성을 갖게됩니다. 다음과 같은 내용을 고려 합니다.

1. 언제, 어디서나 업무 문서를 활용할 수 있는가?
2. 프로젝트 진행 시, 관련자들만 관련 폴더와 문서에 접근할 수 있는가?
3. 용량, 속도 이슈 없이 대용량 문서를 공유할 수 있는 경로가 존재하는가?
4. 사용 또는 공유된 문서의 이력을 확인할 수 있는가?

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▣ 중앙에서 파일 저장 및 관리

생산되는 모든 문서를 개인의 업무용 PC가 아닌 회사 중앙 서버에 저장하도록 합니다. VPN 및 공유 폴더 기능을 활용 합니다.  물리적으로 떨어진 곳에서 회사 중앙 서버에 저장 합니다. 사용자가 Window 탐색기 사용 방법과 유사한 방식으로 파일을 저장할 수 있는 UI를 사용 합니다 

Window VPN 설정 & 폴더 공유

중앙 서버의 폴더 관리는 데이터를 효율적으로 정리하고 전반적인 생산성을 높이는 데 필수적인 요소 입니다.
효율적인 폴더 관리는 시간을 절약하고 생산성을 높이는 데 기여합니다1. 잘 정리된 폴더 구조는 개인 데이터 관리뿐만 아니라 업무 환경에서도 큰 도움이 됩니다.

부서별, 프로젝트별로 폴더를 생성하여 문서를 저장하고 활용할 수 있습니다. 프로젝트에 참여하는 누구나, 일일이 문서를 찾거나 요청하지 않아도 관련 프로젝트 폴더에 들어가면 문서를 찾을 수 있도록 해야 합니다.

[폴더 구성 예시]

▣ 폴더와 파일 이름 일관성 있는 규칙

폴더와 파일 이름 지정 규칙은 데이터를 효율적으로 관리하고 검색하며, 나아가 전반적인 생산성을 향상시키는 데 매우 중요 합니다. 이름 지정 규칙은 필요한 정보를 빠르게 찾고 데이터를 체계적으로 정리하는 데 필수적입니다.

파일 이름 예시:  파일 이름에는 작성 날짜나 버전 정보를 포함하는 것이 유용합니다.
예시: 'YYYY-MM-DD_프로젝트명_V1'처럼 날짜와 카테고리, 버전을 포함하는 것을 추천 합니다.

다양한 예시 : . . . .

폴더 이름 예시:

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[프로젝트명][연도][문서유형]

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예시: Project_Alpha_2024_보고서

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설명: 'Project Alpha'는 프로젝트명, '2024'는 연도, '보고서'는 문서 유형(카테고리)을 나타냅니다. 이 구조는 특정 프로젝트의 연도별 보고서를 쉽게 찾을 수 있게 합니다.

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[업무카테고리][주제][담당자]

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예시: 마케팅_캠페인A_김대리

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설명: '마케팅'은 상위 카테고리, '캠페인A'는 구체적인 주제(키워드), '김대리'는 담당자를 나타냅니다. 특정 캠페인이나 담당자별 자료를 빠르게 찾을 때 유용합니다.

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[날짜]_[이벤트/회의명]

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예시: 20240725_주간회의_자료 또는 2024-07-25_팀워크샵

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설명: '20240725' 또는 '2024-07-25'와 같이 날짜를 포함하여 시간 순으로 정렬되도록 하고, 뒤에 '주간회의'나 '팀워크샵'과 같은 이벤트/회의명을 키워드로 추가하여 해당 날짜의 특정 활동 자료임을 명확히 합니다. 이는 파일 이름에 작성 날짜나 버전 정보를 포함하는 것과 유사한 맥락입니다1.

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[자료유형]_[세부내용]

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예시: 계약서_2023_거래처B

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설명: '계약서'라는 명확한 자료 유형(카테고리)과 함께 '2023'년도, '거래처B'라는 세부 내용을 키워드로 넣어 특정 계약서 자료를 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.

 

Creo 파일 이름을 일관성 있게 만들기

Creo 파일 이름을 체계적으로, 규칙적으로 만들어야 하는 이유

 

▣ Creo 라이브러리 관리

라이브러리 파일은 용도 별로 카테고리를 만들어 관리 해야 합니다.

#라이브러리 관리 프로그램 - 개념 편

문서의 양식은 미리 만들어 놓고 사용 합니다. Creo 설계의 시작도 사전에 만들어 놓은 Template 모델들을 활용 합니다.

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